Jak náhodně seřadit řádky v tabulce Excelu, aniž byste narušili svá data

Ať už přiřazujete náhodné směny, anonymizujete studii nebo mícháte balíček karet, ruční náhodné pořadí řádků v tabulce Excelu je zaručeně náchylné k chybám. Místo přetahování a přesouvání řádků, abyste zamíchali svá data, vyzkoušejte tyto dva způsoby, jak dosáhnout stejného výsledku během několika sekund.

Univerzální metoda: Použijte pomocný sloupec pro míchání

Předpokládejme, že chcete tuto tabulku Excel, nazvanou T_Employees, vzít a úplně náhodně pořadí zaměstnanců pro rotaci úkolů.

Následující metoda funguje ve všech verzích Excelu a je nejlepší způsob, jak promíchat vaše datové sady, aniž byste museli vytvářet jakékoli duplicitní záznamy.

Krok 1: Generujte náhodná čísla

Do buňky C1 napište nový záhlaví sloupce, například Shuffle. Když stisknete Enter, tabulka se automaticky rozšíří doprava, aby zahrnula nový sloupec.

Nyní do buňky C2 zadejte následující vzorec a stiskněte Enter:

=RAND()

Funkce RAND generuje náhodné desetinné číslo mezi 0 a 1, a protože používáte tabulku Excel, vzorec se vyplní až dolů do sloupce a přiřadí každému řádku náhodné číslo.

Krok 2: Zafixujte náhodná čísla

Než se pustíte do třídění tabulky, musíte provést jeden zásadní trik. RAND je volatilní funkce, což znamená, že generuje zcela nové číslo pokaždé, když cokoliv změníte ve svém listu (všimněte si, jak se náhodná čísla liší na snímcích obrazovky výše a níže, protože se změnila, když jsem si pohrával s listem). To znamená, že pokud se nyní pokusíte tabulku seřadit, čísla se během řazení přepočítají, což může pořadí nepředvídatelně změnit a způsobit zbytečné výpočty.

Takže, abyste čísla zmrazili, aby zůstala statická, nejprve vyberte buňku C2 a stiskněte Ctrl+Shift+Šipka dolů, abyste vybrali celý sloupec tabulky.

Dále stiskněte Ctrl+C pro zkopírování buněk a poté Ctrl+Shift+V (nebo klikněte pravým tlačítkem a vyberte možnost vložení „123“) pro vložení jako hodnot. Teď, když se podíváte do řádku vzorců, uvidíte, že vzorce RAND zmizely a buňky obsahují trvalá, statická desetinná čísla. To znamená, že se čísla už nebudou měnit, takže je můžete použít k definování řazení.

Krok 3: Seřaďte tabulku a vyčistěte ji

Nyní, když jsou vaše náhodná čísla zamražená, můžete je použít k promíchání zbytku dat. Protože jsou vaše data ve strukturované tabulce Excel, budou se řádky přesouvat jako celé jednotky, takže vaše záznamy zůstanou nedotčené. Navíc mají tabulky ve výchozím nastavení tlačítka filtru v řádku záhlaví, takže je tento krok rychlý a snadný.

Klikněte na šipku filtru v záhlaví sloupce Shuffle a vyberte buď „Seřadit od nejmenšího po největší“, nebo „Seřadit od největšího po nejmenší“. Nezáleží na tom, kterou možnost zvolíte - obě efektivně promíchají řádky na základě náhodných hodnot.

Jakmile je tabulka náhodně uspořádaná, můžete odstranit pomocný sloupec pro přeskládání. Klikněte pravým tlačítkem myši na libovolnou buňku ve sloupci a vyberte Odstranit > Sloupce tabulky.

Váš stůl je nyní náhodně promíchán a důkaz o sloupci pro míchání zmizel.

Moderní metoda: Zamíchejte data pomocí funkce SORTBY

Pokud používáte Excel 2021 nebo novější, Excel pro web nebo Excel pro Microsoft 365 (včetně většiny mobilních a tabletových verzí), můžete použít dynamický maticový vzorec k dosažení podobných výsledků. Toto je jeden z nejrychlejších způsobů, jak získat náhodný výsledek, ačkoli vytváří nový seznam místo přeuspořádání toho stávajícího.

Krok 1: Poznamenejte si název tabulky

Vyberte libovolnou buňku v původní tabulce, otevřete kartu „Návrh tabulky“ na pásu karet a zapamatujte si název tabulky na úplně levé straně.

Krok 2: Vyberte cílové místo

Vyberte prázdnou buňku, kde chcete, aby se zobrazil levý horní roh vašeho nového, promíchaného seznamu. Zdá se, že je to jednoduchý krok, ale je třeba si uvědomit dva zásadní body:

1. Pravidlo odstupu: Ujistěte se, že mezi vaší původní tabulkou a tímto cílem je alespoň jeden zcela prázdný sloupec. Pokud umístíte svůj vzorec do sloupce přímo vedle tabulky, logika tabulky v Excelu nová data zachytí a pokusí se rozšířit původní tabulku.
2. Oblast rozlití: Ujistěte se, že pod vybranou buňkou a napravo od ní je dostatek volného místa. Pokud stávající data blokují cestu novému seznamu, uvidíte chybu #SPILL!

Krok 3: Vytvořte vzorec SORTBY s použitím strukturovaných odkazů

V cílové buňce začněte psát vzorec SORTBY:

=SORTBY(

Nyní zadejte první několik písmen názvu tabulky, který jste si poznamenali dříve. Když se zobrazí v plovoucím seznamu, použijte šipky pro přesun na něj.

Pak stiskněte Tab pro přidání strukturovaného odkazu na tuto tabulku do vzorce:

=SORTBY(T_Employees

Nyní můžete svou funkci dokončit přidáním čárky, funkce RANDARRAY, otevírací závorky, funkce ROWS, další otevírací závorky a opět názvu tabulky, následované třemi uzavírajícími závorkami:

=SORTBY(T_Employees,RANDARRAY(ROWS(T_Employees)))

Když stisknete Enter, Excel automaticky rozlije výsledek do sousedních buněk. Jinými slovy, protože se jedná o dynamické pole, data vycházejí z buňky, do které jste zadali vzorec.

Pokud chcete, aby tento promíchaný dataset natrvalo nahradil vaši původní tabulku, vyberte ho a stiskněte Ctrl+C, poté vyberte levý horní roh původní tabulky a stiskněte Ctrl+Shift+V pro vložení hodnot. Alternativně, pokud chcete nový dataset uspořádat přímo na místě v novém promíchaném pořadí, vložte zkopírovaná data jako hodnoty na stejné místo.

Teď, když jsou vaše řádky ve perfektním náhodném pořadí, možná budete chtít usnadnit práci s daty. Skvělým dalším krokem je vytvořit rozevírací seznam ze sloupců vaší tabulky, který vám umožní rychle vybrat konkrétní záznamy z nově zamíchaných údajů, aniž byste museli procházet celý list.