Přestaňte ručně skrývat řádky a sloupce v Excelu na schůzky: Místo toho použijte tento skrytý nástroj

Dříve jsem se děsil sdílení obrazovky během schůzek, protože moje tabulky v Excelu byly zmatkem surových dat. Trávil jsem spoustu času skrýváním sloupců a přibližováním, jen abych to později musel zase všechno vrátit. Pak jsem objevil vlastní zobrazení - "uložení stavu", které přepíná mezi rozvrženími jen dvěma kliknutími.

Problém: Smyčka přeformátování

Představte si to: jste dvě minuty před schůzkou, ale Excelový sešit, který chcete prezentovat, obsahuje desítky sloupců s irelevantními daty, neuspořádané filtry a úroveň přiblížení nastavenu na 70 %.

Aby bylo možné toto prezentovat při sdílení obrazovky, musíte provést to, čemu říkám smyčka přeformátování. To zahrnuje skrytí nebo seskupení sloupců, vymazání stávajících filtrů a použití vhodných, a zvýšení přiblížení na 140 %, aby lidé skutečně viděli čísla.

Pak po schůzce musíte vše znovu zobrazit nebo rozdělit do skupin, znovu aplikovat filtry nebo seřadit některé sloupce a obnovit zvětšení. Pokud to děláte několikrát denně, ztrácíte čas s údržbou Excelu a je snadné zapomenout na výchozí nastavení.

Řešení: Vlastní zobrazení

Naštěstí má Excel nástroj, který tento proces značně usnadňuje: vlastní zobrazení. Vlastní zobrazení ukládá šest klíčových věcí:

• Viditelnost sloupců a řádků: Které sloupce a řádky jsou skryté a které jsou viditelné.
• Nastavení filtru a třídění: Vaše aktivní filtry a jakékoliv konkrétní řazení sloupců.
• Procento přiblížení: Ať už jste na ptačím pohledu s 70% přiblížením nebo na prezentačním 140% přiblížení.
• Výběr buňky: Konkrétní buňka nebo rozsah, který jste vybrali v okamžiku, kdy jste nastavovali zobrazení.
• Nastavení okna: Přesná pozice posuvníku a jakékoliv zafixované oblasti.
• Nastavení tisku: Orientace stránek, okraje a specifické oblasti tisku.

Tyto zobrazení jsou uloženy přímo v sešitu, takže je stačí nastavit jen jednou.

Zásadní první krok: Vytvořte svůj standardní pohled

Největší chybou, kterou lidé dělají, když poprvé objeví vlastní zobrazení v Excelu, je nejdříve vytvořit zobrazení schůzky. Pokud to uděláte, nebudete mít možnost rychle vrátit změny zpět. Proto je nutné nejdříve vytvořit standardní zobrazení, které bude fungovat jako výchozí.

Představte si to jako rozvržení vaší práce—vše je viditelné, přiblížení je pohodlné pro psaní a žádné filtry neskrývají vaše data. Poté vyberte buňku A1 (nebo kamkoliv obvykle začínáte pracovat) a na kartě Zobrazení klikněte na „Vlastní zobrazení“.

V dialogovém okně klikněte na „Přidat.“

Dejte svému výchozímu zobrazení vhodný název, například Standardní zobrazení, ujistěte se, že jsou zaškrtnuty oba rámečky, a klikněte na „OK.“

Další krok: Vytvořte svůj náhled schůzky

Teď, když máte zobrazení svého listu v Excelu, které slouží jako vaše bezpečnostní síť, je čas vytvořit zobrazení, které budete skutečně používat, když budete sdílet obrazovku.

Zde odstraníte nepořádek a soustředíte se na to, co vášmu publiku musí být vidět. Skryjte veškeré citlivé údaje, filtrujte a tříděte sloupce, aby se zobrazily relevantní informace, upravte přiblížení pro optimální zobrazení na sdílené obrazovce a posuňte se k buňce nebo buňkám, kde chcete začít svou diskusi.

Pak postupujte stejnými kroky jako při vytváření standardního zobrazení:

1. Klikněte na Zobrazit > Vlastní zobrazení > Přidat.
2. Tentokrát ho pojmenujte Zobrazení schůzky.
3. Klikněte na „OK.“

Nyní máte pro svůj sešit dva odlišné stavy a tento proces můžete opakovat, pokud budete potřebovat vytvořit další.

Přepínání mezi zobrazeními (rychlý způsob)

Teď, když máte nastavené pohledy v Excelu, můžete mezi nimi přepínat okamžitě. Ano, můžete kliknout na „Vlastní pohledy“ na kartě Zobrazení a dvojitým kliknutím otevřít pohled, který chcete zobrazit, ale to může působit nešikovně. Místo toho přidejte tlačítko na Panel rychlého přístupu (QAT), aby byl tento proces plynulý.

Nejprve klikněte na šipku dolů úplně vpravo na vašem panelu rychlého přístupu a vyberte „Další příkazy.“

Dále v nabídce Vybrat příkazy zvolte „Příkazy, které nejsou na pásu karet.“ Poté sjeďte dolů a vyberte „Vlastní zobrazení“ a klikněte na „Přidat.“

Nakonec klikněte na „OK.“

Nyní máte nahoře na obrazovce jednoduché rozbalovací menu. Jedním kliknutím se seznam otevře a druhým kliknutím na název zobrazení se celý váš tabulkový soubor okamžitě přepne.

Proč je tlačítko Vlastní zobrazení neaktivní?

Pokud jste ve svém sešitu Excel provedli všechny výše uvedené kroky, ale tlačítko Vlastní zobrazení je neaktivní (šedé), pravděpodobně jste narazili na jedno z nejfrustrujících omezení Excelu: vlastní zobrazení nefunguje, pokud se v sešitu nachází jakákoliv formátovaná tabulka Excelu.

Zde jsou dva způsoby, jak tento problém vyřešit.

Oprava 1: Moderní alternativa (použijte řezače)

Pokud nechcete přijít o sílu tabulek Excel, nepoužívejte vlastní zobrazení. Místo toho použijte řezače - vizuální tlačítka, která vám umožní okamžitě filtrovat data - abyste dosáhli alespoň některých efektů ze zkušenosti s režimem zobrazení setkání.

Vyberte libovolnou buňku v tabulce a na kartě Návrh tabulky klikněte na „Vložit segmentaci.“ Poté zaškrtněte políčka u sloupců, podle kterých obvykle filtrujete, a klikněte na „OK.“

Krátce před začátkem schůzky jednoduše klikněte na tlačítka filtru, aby byl váš pohled přehlednější.

I když slicery nemohou skrývat sloupce ani měnit úroveň přiblížení, jsou nejlepším způsobem, jak zachovat funkčnost tabulky a zároveň zůstat během prezentace organizovaná.

Oprava 2: Jaderná možnost (převést na rozsah)

Pokud opravdu potřebujete funkce vlastních zobrazení, musíte svou tabulku převést zpět na standardní oblast. Přijdete však o mnoho výhod, které tabulky Excelu nabízejí, například automatické formátování nových řádků, strukturované odkazy ve vzorcích a dynamické rozšiřování dat.

Vyberte libovolnou buňku uvnitř tabulky a na kartě Návrh tabulky klikněte na „Převést na rozsah.“

Pak klikněte na „Ano“, když se Excel zeptá, zda chcete potvrdit převod. Po převodu budou vaše data vypadat stejně, ale tlačítko Vlastní zobrazení bude okamžitě znovu klikatelné.

Pokud plánujete poslat svůj sešit ostatním, buď prostřednictvím odkazu pro sdílení, nebo připojením k e-mailu, vaše vlastní zobrazení se s nimi přenesou, aby je mohli používat, proto se ujistěte, že jste nejprve vybrali vhodné zobrazení. Také, abyste zajistili, že se neztratí ve vašich datech, ulehčete navigaci ve svém tabulkovém souboru úpravou názvů záložek a přidáním obsahu.