Nahradil jsem několik nástrojů pro formátování Excelu jednou skrytou funkcí

Pás karet Excelu vás často nutí procházet více nabídkami jen proto, abyste zvýraznili důležitá data. Skrytý v dialogu Formát buněk je syntaktický systém, který nahrazuje několik běžných úkolů formátování, jako je barevné kódování, sady ikon, škálování čísel a kontrola formátování nul.

Čtyřdílná syntaxe, která pohání veškeré vlastní formátování

Jedna hlavní struktura

Vlastní číselné formáty se spoléhají na jednu základní strukturu oddělenou středníky:

[Positive Value];[Negative Value];[Zero Value];[Text Value]

Každá sekce určuje, jak jsou hodnotové typy - kladné, záporné, nulové nebo textové - formátovány. Excel interpretuje jednu až čtyři sekce podle toho, co definujete, a pro jakékoli vynechané sekce používá poziční pravidla. Jakmile tento vzorec pochopíte, můžete jej znovu použít napříč styly formátování, aniž byste museli přepínat nástroje.

Chcete-li otevřít rozhraní a najít vstupní pole:

1. Vyberte libovolnou buňku nebo rozsah.
2. Stiskněte Ctrl+1 pro otevření dialogu Formát buněk.
3. Otevřete kategorii Vlastní v levém menu.
4. Vaše vlastní kódy vložte do pole Typ.

Vestavěné předvolby Excelu se zobrazují pod tímto polem. Zadáním nového řetězce se vaše vytvoření přidá na dno tohoto posuvného seznamu pro budoucí použití.

Barevně kódovat čísla bez podmíněného formátování

Malovat podle syntaxe

Podmíněné formátování je silné, ale nastavení základních pravidel vyžaduje spravování nudného seznamu pravidel. Pro jednoduché formátování založené čistě na tom, zda je číslo kladné, záporné nebo nula, můžete tyto nabídky úplně přeskočit použitím čtyřdílného formátovacího kódu.

Změňte konkrétní část formátu tím, že umístíte názvy barev do hranatých závorek na začátku této části. Běžně podporované názvy barev zahrnují:

• [Černá]
• [Bílá]
• [Červená]
• [Zelená]
• [Modrá]
• [Žlutá]
• [Magenta]
• [Azurová]

Takže, jak nastavit automatické barevné kódování bez podmíněných pravidel:

1. Vyberte cílové buňky a stiskněte Ctrl+1.
2. Přejděte na Vlastní a vymažte pole Typ.

3. Zadejte následující řetězec formátu a poté klikněte na OK:

   [Blue]#,##0;[Red]-#,##0;0

Excel okamžitě aplikuje toto formátování a zobrazuje kladná čísla modře, záporná čísla červeně a nuly pomocí třetí části formátu, aniž by aplikoval barvu.

Protože jsou definovány pouze tři části, hodnoty textu jsou zpracovávány výchozím formátovacím chováním Excelu pro tuto strukturu.

Přidejte nativní indikátory trendu přímo do svých buněk

Okamžité stavové ikony

Výkonné souhrny v Excelu často spoléhají na směrné ikony, aby na první pohled ukázaly výkonnostní trendy. Místo použití pevných sad ikon na pásu karet nebo vytváření textových řešení založených na vzorcích můžete vkládat geometrické tvary přímo do vlastních číselných kódů.

Formátovací engine Excelu přijímá znaky Unicode, takže můžete kopírovat tvary jako šipky (▲ a ▼) z nabídky ikon nebo webové stránky a vložit je přímo do pole Typ.

Nahradit textová řešení založená na vzorcích nativními ukazateli trendu:

1. Zkopírujte znaky šipek nahoru a dolů (▲ a ▼) do schránky.
2. Vyberte svá data, otevřete dialog Formát buněk pomocí Ctrl+1 a vymažte pole Typ.

3. Zadejte následující řetězec, vložte šipky na příslušná místa, a poté klikněte na OK:

   ▲ #,##0;▼ -#,##0;0
   

Pracovní sešit okamžitě odráží změnu a zobrazuje směrové šipky podle hodnoty.

Chcete-li oddělit číslo a symbol, můžete ve formátovacím řetězci použít výplňový znak hvězdičku (*). Hvězdička opakuje následující znak (v tomto případě mezeru) a automaticky roztahuje mezeru tak, aby vyplnila šířku buňky:

▲* #,##0;▼* -#,##0;0

Důležité je, že skutečná hodnota zůstává čisté číslo. Na rozdíl od vzorců, které převádějí čísla na text, tato metoda ponechává buňku plně použitelnou pro výpočty.

Zhušťujte velká čísla do výkonného zkráceného zápisu

Trik s čárkou na konci

Když se díváte na zeď surových čísel jako 45 230 000 $, je obtížné tabulku zpracovat — a vytvoření samostatného vzorce na dělení hodnoty milionem přidává další výpočty a může ztížit údržbu pracovního listu.

Místo toho můžete v poli Type použít závěrečné čárky k vizuálnímu zmenšení čísel, aniž byste změnili skutečné číslo uložené v buňce. Závěrečná čárka funguje jako škála oddělovače tisíců, skrývající tři nuly za každou použitou čárku.

Pro zmenšení na tisíce (například zobrazení 45 000 jako 45K) zadejte tento kód do pole Typ :

#,##0,"K";-#,##0,"K"

Na druhou stranu, napište toto pro zmenšení na miliony (například přeměna 45 000 000 na 45M):

#,##0,,"M";-#,##0,,"M"

Všimněte si druhé koncové čárky—ta posune desetinnou čárku o další tři místa, takže dostaneme efekt, který hledáme.

To vám umožňuje udržovat naprostou matematickou přesnost na pozadí, zatímco vaše prezentace zůstává dokonale upravená pro rychlé prohlédnutí.

Uklidněte rušné rozvržení řízením nulových hodnot

Nahraďte šum jasnějšími signály

Řady nulových zůstatků často zakrývají ostatní čísla v listech Excelu.

Můžete zvážit úplné skrytí těchto neutrálních hodnot tím, že vytvoříte pravidlo, které změní barvu písma tak, aby odpovídala pozadí, nebo vypnete nuly v celém sešitu. To však může rychle snížit přehlednost, zejména při rozlišování mezi prázdnými buňkami a skutečnými nulovými hodnotami.

Místo toho nahraďte nuly neutrálním zástupným znakem vložením této kombinace a kliknutím na OK:

#,##0;-#,##0;-

Třetí sekce řídí, jak jsou zobrazovány nulové hodnoty. V tomto případě je nastavena na pomlčku (-), používající neutrální vizuální zástupný znak místo zobrazení číselné nuly.

Kombinování více pravidel formátování v jednom řetězci

Spojení všeho dohromady

Každá technika v této příručce funguje samostatně, ale skutečná síla systému vlastních číselných formátů Excelu spočívá v tom, že můžete zakódovat více pravidel do jednoho řetězce formátu:

[Blue]▲* #,##0,,"M";[Red]▼* -#,##0,,"M";-;@

Tento formát:

• Hodnoty barev podle znaménka
• Přidává směrové šipky
• Škáluje čísla do milionů
• Zlepšuje rozestupy a čitelnost pomocí vyplňovacích znaků
• Nahrazuje nuly pomlčkou
• Zachovává formátování textu

vše bez vzorců nebo podmíněného formátování.

V tomto okamžiku už nepoužíváte triky izolovaně - navrhujete celý formátovací systém přímo uvnitř buňky. A co je nejlepší, všechno se děje na jediném místě.

Získejte úplnou kontrolu nad vizuálním výstupem své tabulky

Vlastní číselné formáty mohou nahradit několik běžných úkolů formátování v Excelu a zároveň udržet vaše pracovní listy přehlednější a snadněji spravovatelné. Jakmile tyto zkratky zvládnete, prozkoumání vestavěných číselných formátů Excelu vám poskytne ještě větší kontrolu nad tím, jak jsou vaše data zobrazována a formátována.