Vaše kontingenční tabulka Excel nebude kompletní, dokud nepřidáte tyto dvě pokročilé funkce

Mnoho lidí považuje hotovou kontingenční tabulku za cílovou čáru, ale ve skutečnosti je to jen první krok. Ve skutečnosti umožňují profesionálně vytvořené excelové tabulky uživatelům procházet data převážně pomocí filtrů a časových os, čímž minimalizují potřebu přímo interagovat s mřížkou kontingenční tabulky. Během několika minut můžete proměnit statická datasety na dynamické, aplikaci podobné ovládací panely.

Připravte svá data: Základ profesionálního panelu

Začněte s tabulkou pro budoucí PivotTable

Konečným cílem je vytvořit vysoce viditelný ovládací panel, kde kliknutí na tlačítko nebo posouvání časové osy okamžitě aktualizuje vaše data. Aby však tyto „dálkové ovladače“ fungovaly spolehlivě, vaše data potřebují pevný architektonický základ. Pokud se okamžitě vrhnete do kontingenční tabulky s pevně stanoveným rozsahem buněk, bude slepá vůči jakýmkoli novým informacím, které později přidáte.

Místo toho formátujte svá zdrojová data jako dynamickou tabulku:

1. Vyberte svá data a klikněte na Tabulka na kartě Vložit, nebo stiskněte Ctrl+T.
2. Zkontrolujte Moje tabulka má hlavičky.
3. Ujistěte se, že každý sloupec ve vaší tabulce je správně naformátovaný. Například sloupec Datum musí být ve formátu Datum, který je rozpoznáván, sloupec Příjmy musí být ve formátu Účetnictví nebo Měna a tak dále. To zajišťuje, že kontingenční tabulka ví, s jakým typem dat pracuje, což je rozhodující pro následující kroky.
4. S vybranou tabulkou otevřete kartu Design tabulky a přejmenujte tabulku (například T_Sales) v poli Název tabulky.

Nyní jste připraveni vytvořit svou kontingenční tabulku:

1. S vybranou libovolnou buňkou ve vaší tabulce klikněte na horní polovinu rozděleného tlačítka Kontingenční tabulka na kartě Vložit.
2. V dialogovém okně Kontingenční tabulka z tabulky nebo oblasti zaškrtněte Nový list a klikněte na OK.
3. V podokně polí kontingenční tabulky přetáhněte pole, která chcete použít jako popisky řádků, do oblasti Řádky a vaše měnová data do oblasti Hodnoty. Pole Datum zatím ponechte - později to vyřešíme pomocí Časové osy.
4. Když to děláte, vaše kontingenční tabulka se začne formovat.

Toto je bod, kde mnoho lidí přestane, protože kontingenční tabulka ukazuje přehledný souhrn jejich dat. Přesto jim chybí dvě klíčová vizualizace: výběr a časová osa.

Řezačky: Dálkové ovládání s vysokou viditelností

Přestaňte skrývat své základní filtry v malých menu

Řezače jsou v podstatě vizuální tlačítka pro vaše data. Přestože lze je přidat do běžných tabulek Excelu jako vizuální filtr, svůj plný potenciál ukazují v kontingenčních tabulkách - zejména když jsou propojeny s více kontingenčními tabulkami - fungujíce jako centrální řídicí centrum pro ovládání vašeho dashboardu. Bez nich musí uživatelé procházet neskladné rozbalovací nabídky a přicházet o klíčové poznatky.

Tady je, co dělat:

1. Vytvořte druhou kontingenční tabulku ze stejné zdrojové tabulky. Například, pokud vaše první kontingenční tabulka zobrazuje tržby podle kategorie, druhá může zobrazovat tržby podle prodejce.
2. Pojmenujte každou kontingenční tabulku ve V poli Název kontingenční tabulky na kartě Analýza kontingenční tabulky, aby bylo snazší propojit řezačky mezi více kontingenčními tabulkami.
3. Klikněte kdekoli uvnitř jedné z kontingenčních tabulek a na kartě Analýza kontingenční tabulky klikněte na Vložit řezačku.
4. Vyberte pole, které chcete, aby tento řezač ovládal, a klikněte na OK.
5. Klikněte pravým tlačítkem na nový Řezák a klikněte na Připojení k sestavě.
6. V dialogu zaškrtněte políčka u každé kontingenční tabulky, kterou chcete, aby tento řez ovládal.
7. Opakujte tento proces pro jakákoli další pole, která chcete ovládat pomocí vlastních řezačů.

Nyní jednoduše klikněte na tlačítko ve filtru Slicer, abyste filtrovali všechny připojené kontingenční tabulky. Například výběrem Hardware ve filtru Kategorie se obě kontingenční tabulky aktualizují tak, aby zobrazovaly pouze toto pole, a druhý filtr (Prodejce) ukazuje, kteří lidé se podílejí na prodeji hardwaru. Chcete-li vybrat více položek ve filtru Slicer, držte Ctrl při klikání, nebo klikněte na ikonu Vícenásobný výběr (tři značky zaškrtnutí) v záhlaví filtru. Chcete-li filtr Slicer vymazat, klikněte na tlačítko Vymazat filtr (trychtýř s X) v pravém horním rohu.

Časová osa: Orientace v datech s přesností

Procházejte časem jako profesionální video editor

Pokud vaše data obsahují data, vaše kontingenční tabulka jednoduše není kompletní bez filtru Časová osa. Na rozdíl od standardních filtrů, Časové osy rozumí chronologické hierarchii. Není snadné „přetahovat“ vertikální rozevírací seznam 365 jednotlivých dat, ale Časová osa vám umožňuje vizuálně procházet měsíce, čtvrtletí a roky, což proměňuje váš statický seznam na plynulý, interaktivní zážitek, který působí spíše jako moderní webová aplikace než účetní kniha.

Přidání časové osy k vaší kontingenční tabulce je jednoduché:

1. Vyberte buňku ve své kontingenční tabulce a na kartě Analýza kontingenční tabulky klikněte na Vložit časovou osu.
2. Zaškrtněte políčko u vašeho pole Datum, poté klikněte na OK.
3. Pokud Excel automaticky přidal další řádky související s daty do řádků kontingenční tabulky, přetáhněte je a pusťte mimo podokno polí kontingenční tabulky, abyste je odstranili. Časová osa tyto hierarchie zvládá lépe, aniž by zaplnila mřížku.

Použijte rozbalovací menu v pravém horním rohu časové osy pro přepínání mezi roky, čtvrtletími, měsíci nebo dny. Poté buď klikněte na jeden z bloků na časové ose pro filtrování na dané období, nebo klikněte a táhněte šedé úchyty na okrajích barevného pruhu pro zobrazení rozsahu.

Jakmile koncový uživatel dokáže procházet vaše poznatky, aniž by se kdy dotkl buňky, je vaše kontingenční tabulka konečně dokončena. Přidání vizuálního dálkového ovládání a chronologického posuvníku skutečně zajišťuje, že vaše data jsou přístupná, odolná a připravená k prezentaci. Aby byla transformace skutečně dokončena, nezapomeňte, že každá kontingenční tabulka potřebuje kontingenční graf, který poskytne okamžitou, „živou“ vizuální zpětnou vazbu, kterou prostá mřížka čísel nedokáže nabídnout. Vaše data si zaslouží lepší scénu.