Proč byste měli v Microsoft Word vždy používat neveřejné znaky

Jedním z hlavních problémů, se kterými se lidé při používání Microsoft Word potýkají, je způsob, jakým program zachází s formátováním. Někdy se zdá, že program má vlastní vůli! Mnohé z těchto frustrací však lze vyřešit zobrazením neviditelných znaků.

Co je to neviditelný znak?

Nepotištěný znak je formátovací značka, která určuje, jak je váš dokument uspořádán. Jak název napovídá, nepotištěné znaky existují pouze pro podporu formátování na obrazovce a neobjevují se na tištěných verzích vaší práce.

Zde jsou některé z nejběžnějších neveřejných znaků:

Existují také některé speciální znaky, které se objevují v tabulkách k označení konce řádku nebo nějakého obsahu v buňce.

Ve výchozím nastavení Word zobrazuje tyto znaky pouze tehdy, když kliknete na ikonu „Zobrazit/skrýt“ (¶) na kartě Domů na pásu karet nebo stisknete Ctrl+Shift+8. Klikněte na stejnou ikonu (nebo použijte stejnou klávesovou zkratku) pro jejich opětovné skrytí.

Alternativně, chcete-li trvale zobrazit vybrané neviditelné znaky, klikněte na Soubor > Možnosti nebo stiskněte Alt > F > T pro otevření okna Možnosti Wordu. Poté klikněte na „Zobrazení“ v levém menu a zaškrtněte nebo odškrtněte znaky formátování v seznamu. Po dokončení klikněte na „OK.“

Dávám přednost tomu, mít všechny tyto možnosti nezaškrtnuté, abych měl možnost je zapínat a vypínat přes ikonu ¶ na kartě Domů. Koneckonců, mohou někdy překážet!

Identifikace frustrujících problémů s formátováním

Protože znaky, které se netisknou, odhalují prvky ve vašem dokumentu Word, které jsou běžně skryté, například mezery, konce řádků, konce odstavců a tabulátory, umožňují vám vidět jeho kostru.

V důsledku toho můžete identifikovat části vaší práce, kde mezery, zarovnání, zalomení stránek a další prvky způsobují problémy, které by bez viditelných neviditelných znaků bylo nemožné odhalit (a tím způsobují velkou frustraci).

Například slova na prvním řádku v tomto dokumentu jsou oddělena neobvykle velkými mezerami.

Když povolím zobrazení neviditelných znaků, mohu vidět, že toto formátování je způsobeno tím, že je po tečce vložen zalomení řádku, a protože je zarovnání textu do bloku, nutí slova na tomto řádku vyplnit celou šířku stránky.

Takže mohu tento zlom řádku odstranit a nahradit ho mezerou nebo odstavcem, aby se tento problém opravil.

Místo plýtvání časem pokusem o zrakovou diagnostiku příčin problémů s formátováním můžete problémy ihned vidět, pokud jedním kliknutím povolíte zobrazení netisknutelných znaků.

Optimalizace spolupráce

Pokud jste vytvořili svůj vlastní dokument od začátku, přičemž každé slovo, přestávka, mezera a odstavec byly přidány vámi, je pravděpodobnější, že budete rozumět tomu, jak byla práce sestavena.

Nicméně, pokud spolupracujete s ostatními na dokumentu v reálném čase nebo přidáváte obsah do dokumentu, který vám byl zaslán, je dobré si zvyknout aktivovat znaky, které se netisknou. Tímto způsobem si můžete být jisti, že všichni dodržují pravidla stylu nebo alespoň používají stejná pravidla formátování.

Například, tisknou na konci každého odstavce Enter dvakrát, nebo je dokument nastaven tak, aby po každém odstavci automaticky vložil prostor určité velikosti? Používají lidé mezi čísly a slovy v datu pevné mezery (aby se zabránilo rozdělení na dva řádky), nebo používají běžné mezery?

Zapnutí znaků, které se netisknou, v kolaborativních situacích (a povzbuzení ostatních, aby dělali totéž!) může pomoci předejít rozdílům v přístupech, což znamená, že vy (a ostatní) nebudete muset později vracet a upravovat jejich práci.

Zajištění konzistence formátování

Zůstávajíce u tématu konzistence, podívejme se na tento příklad, kde je první řádek každého odstavce odsazen.

Ačkoli oba odstavce vypadají konzistentně, metody pro dosažení těchto odsazení se liší. V prvním odstavci byla přidána skupina mezer, zatímco ve druhém byl stisknut kláves Tab. To je možné vidět pouze při zapnutí zobrazení neviditelných znaků.

Proč na tom záleží? No, pokud zvětším velikost písma dokumentu, zarážka vytvořená pomocí Tab zůstane stejná, zatímco zarážka vytvořená pomocí mezer se změní, protože velikost mezer se mění s velikostí písma. To znamená, že budu mít nekonzistentní odsazení.

Takže povolení neviditelných znaků znamená, že mohu identifikovat a - což je důležité - napravit nesrovnalosti co nejdříve.

Provádění přesných úprav

Takže, dokončili jste psaní své padesátistránkové disertační práce a jste připraveni ji odevzdat svému školiteli. I když se váš dokument chová a zobrazuje podle očekávání, je dobré se ujistit, že je dokument čistě a profesionálně prezentován a formátován.

V tomto příkladu jsou na konci prvního nadpisu dvě zbytečné mezery, které lze snadno zjistit pouze tehdy, když jsou zapnuty neviditelné znaky.

Zde se nadbytečné značky odstavců na konci dokumentu rozlévají na další stránku, což má za následek zbytečnou prázdnou stránku, která bude pouze ovlivňovat způsob, jakým se dokument tiskne. Také, pokud dokument uložíte jako PDF, tato prázdná stránka bude připojena na konec mého souboru.

Protože jsem tyto další znaky zaznamenal, mohu je odstranit ze svého dokumentu, a tím i potřebu, aby moje tiskárna tiskla prázdnou stránku.

Co je více, úprava vašeho dokumentu s aktivovanými neviditelnými znaky vám může pomoci získat zpět několik dalších znaků, pokud jste nuceni dodržet limit, protože mezery a tabulátory se počítají do celkového počtu znaků.

Kromě zapnutí nezobrazitelných mezer existuje mnoho dalších způsobů, jak zlepšit formátování ve Microsoft Wordu, například použití vícestupňových seznamů, přidání automatického obsahu a přidání mezery po odstavcích.