Tento skrytý zkratkový příkaz Microsoft Word okamžitě zvládá opakující se úpravy
Už jste někdy zkoušeli použít stejné rozměry na 20 různých obrázků v Microsoft Wordu? Nebo vymazat každý třetí řádek ve velké tabulce? Je to noční můra plná menu a pravého klikání. To jest—pokud neznáte jedinou klávesovou zkratku, která promění opakující se úkoly na jedno-sekundové stlačení klávesy. Dovolte mi představit vám F4.
F4 je tvůj nový nejlepší přítel
Je to víc než jen tlačítko „znovu“
Pokud trávíte hodně času v ekosystému Microsoftu, pravděpodobně máte Ctrl+Y zaryté ve své svalové paměti. Je to standardní příkaz „znovu provést“, bezpečnostní síť, po kterou saháte poté, co jste stiskli Ctrl+Z příliš mnohokrát. Ale F4 je jiné. I když může znovu provést vrácenou akci, jeho skutečná síla spočívá v možnosti opakovat váš poslední příkaz někde jinde v dokumentu.
Pokud vyberete slovo a označíte ho červeně, výběr jiného slova a stisknutí F4 toto slovo také označí červeně. Pokud vložíte nový řádek do tabulky a uvědomíte si, že potřebujete dalších pět, nemusíte kliknout pravým tlačítkem pětkrát: stačí stisknout F4 pětkrát.
To šetří ohromné množství kliknutí během celého projektu, ale skrytý přínos je ještě lepší: ušetří vám nutnost pamatovat si desítky nativních klávesových zkratek Microsoft Wordu nebo dlouhé sekvence s klávesou Alt. Místo toho provedete akci jednou pomocí pásu karet nebo nabídky po kliknutí pravým tlačítkem myši a Word tuto akci „načte“ do klávesy F4, čímž ji efektivně promění v dočasnou, vlastní zkratku pro úkol, který právě provádíte. V podstatě jde o univerzální tlačítko, které se přizpůsobuje vašim okamžitým potřebám.
Pokud stisknutí F4 ztlumí vaši hudbu nebo ztmaví obrazovku, vaše klávesnice není rozbitá - jen to znamená, že multimediální „polovina“ vašich funkčních kláves jsou výchozí akce. Pro jednorázovou opravu stiskněte Fn+F4. Pokud chcete funkční klávesy přepínat trvale, některé klávesnice mají integrovanou klávesu Fn-zámek. Jinak stisknutí Fn+Esc přepíná Fn-zámek na mnoha noteboocích, i když některé systémy vyžadují změnu nastavení v softwaru klávesnice nebo v BIOSu.
Pravidlo „jediného úkonu“: Jak Word přemýšlí
Tajemství opakování pěti kroků jedním klepnutím
Abyste zvládli F4, musíte pochopit, jak Microsoft Word definuje „akci“. Právě zde se mnoho lidí frustruje. Pokud učiníte některý text tučný, pak změníte velikost na 14 bodů a poté změníte barvu na modrou, F4 zopakuje pouze modrou barvu, protože každý klik na pásu karet interpretuje jako samostatný příkaz.
Nicméně, když otevřete dialogové okno, Word vše, co v tomto okně provedete, považuje za jednu událost. Například, pokud otevřete dialog Písmo (Ctrl+D), změníte typ písma, nastavíte tučné kurzívou, změníte barvu a přidáte podtržení, Word zaznamená jeden příkaz „nastavit atributy písma“ v okamžiku, kdy kliknete na OK. Takže pokud potom vyberete jiné slovo nebo odstavec a stisknete F4, aplikují se všechny tyto změny najednou.
Zatímco F4 je skvělý nástroj pro rychlé a přímé změny formátování, neměl by nahrazovat Styly. Používání podokna Stylů zůstává zlatým standardem pro správu hierarchie a vzhledu dokumentu Word. Používejte F4 pro jednorázové věci, ale pro nadpisy a hlavní text používejte Styly.
Konečná kombinace: klávesa QAT a F4
Postavte si vlastní vlastní produktivní motor
Chcete-li zkrácenou klávesu F4 využít ještě více, použijte Panel nástrojů Rychlý přístup (QAT), řadu ikon nad nebo pod pásem karet. Pokud existuje příkaz, který používáte neustále, klikněte na něj pravým tlačítkem na pásu karet a klikněte na Přidat na Panel nástrojů Rychlý přístup.
Klikněte pravým tlačítkem na libovolnou záložku na pásu karet a pokud uvidíte Zobrazit panel nástrojů Rychlý přístup, klikněte na něj. Pokud uvidíte Ve skrýt panel nástrojů Rychlý přístup, je již povolen.
Nyní se váš pracovní postup stává dvoustupňovým procesem. Jednou kliknete na svou vlastní ikonu na QAT, abyste provedli počáteční akci. Poté jen přesunete kurzor a stisknete F4, abyste ji opakovali tolikrát, kolikrát je potřeba. Tímto způsobem zůstávají nejsilnější nástroje jen jedno kliknutí daleko a vaše opakující se úkoly jsou omezeny na jediný stisk klávesy. F4 se tak efektivně mění v programovatelné tlačítko makra, které se průběžně mění podle toho, na které tlačítko QAT jste naposledy klikli.
Triky pracovního postupu: Věci, kterých se formátovací kopírka nedotkne
Vyberte nejlepší úkoly pro nástroj
Nástroj Kopírovat formát je často oslavován jako vrchol efektivity ve Wordu. Ikona štětce je sice skvělá pro text, ale ve skutečnosti je velmi omezená. Nemůže pomoci se strukturálními změnami, úpravami rozvržení ani vlastnostmi objektů — ale F4 může přijít na pomoc.
Změna velikosti mřížek obrázků
Vložili jste několik obrázků a chcete, aby měly všechny stejnou velikost. Nepřizpůsobujte každý jednotlivě. Místo toho vyberte první obrázek a použijte kartu Formát obrázku na pásu karet k nastavení šířky. Teď, když Word „poznal“ tuto konkrétní velikost, vyberte další obrázek a stiskněte F4. Klikněte, F4. Klikněte, F4. Bude to hotové za několik sekund.
Provádění stolní chirurgie
Potřebujete smazat každý třetí řádek v tabulce o 50 řádcích a chcete se vyhnout opakovanému zatížení. Použijte pás karet k odstranění jednoho řádku, klikněte na další cílový řádek, stiskněte F4 a opakujte. To funguje také pro další nástroje tabulky, jako je sloučení buněk nebo vložení sloupců.
Správa zalomení stránek a oddílů
Máte dlouhý rukopis a potřebujete vložit přestávky na začátku každé kapitoly. Přesuňte kurzor na správné místo a přidejte přestávku přes kartu Vložení. Poté umístěte kurzor tam, kde by měla být další přestávka a stiskněte F4.
Uzavření mezery mezi nudným, opakujícím se úkolem a hotovým dokumentem Word je stejně jednoduché jako stisknutí klávesy F4. Je to ideální trik pro ty, kteří chtějí zastavit noční můru s pravým kliknutím a přestat dělat vše dvakrát.
Tento trik pro zvýšení efektivity nekončí u zpracování textu - funguje podobně i v Microsoft Excelu. Ve skutečnosti je klávesa F4 obzvlášť silná pro práci s tabulkami. Kromě opakování poslední akce vám umožňuje přepínat mezi typy odkazů a spouštět a opakovat hledání. Kdo by tušil, že jedna funkční klávesa může být tak užitečná?