Přestal jsem ztrácet čas na Google Sheets, když jsem začal používat tuto funkci

Po dlouhou dobu Google Sheets uchovával mé informace, ale nutil mě hledat jinde, abych jim porozuměl. Mohl jsem sledovat úkoly, přiřazovat vlastníky a vkládat odkazy, ale v okamžiku, kdy jsem potřeboval kontext, jsem se ocital mezi záložkami, otevíral Dokumenty, procházel Disk nebo kontroloval kalendáře. A tyto zdánlivě rychlé přepínání mají tendenci odvádět pozornost, čímž se rychlé aktualizace proměňují v dlouhotrvající úkoly.

To se změnilo, když jsem se naučil správně používat chytré čipy v Google Tabulkách. Lidé, soubory, datumy a události už nežijí někde jinde; jsou uvnitř mé tabulky. Jakmile máte vše, co potřebujete, na jednom místě, strávíte méně času hledáním informací a budete svou práci dělat rychleji, s mnohem menším třením.

Co dělají chytré čipy v Google Tabulkách

Převeďte prostý text na strukturovaná, klikací data bez dalších sloupců

V jádru chytré čipy, které můžete používat také v Google Docs, přinášejí bohaté, interaktivní informace přímo do buněk tabulky. Místo toho, abyste s jmény, daty nebo odkazy zacházeli jako s obyčejným textem, chytré čipy je proměňují na živé objekty, se kterými můžete okamžitě interagovat.

Google Tabulky podporují čipy pro osoby, soubory na Disku, data, místa a rozbalovací seznamy. Kromě těchto základů existují také specializované čipy pro videa na YouTube, entity z Google Finance, jako jsou akcie a měny, a dokonce i hodnocení hvězdami. Každý čip vytváří kontextuální náhled, například souhrn souboru, kontaktní údaje osoby nebo mapu s trasou, která vám umožňuje jednat, aniž byste opustili tabulku. Když umístíte kurzor nad čip osoby, uvidíte její kontaktní údaje a rychlé akce, například zahájit chat nebo hovor. Když umístíte kurzor nad čip souboru, zobrazí se náhled, informace o vlastnictví a datum poslední úpravy.

To je to, co odlišuje chytré čipy od tradičních odkazů nebo základní validace dat. Běžný odkaz vás vyvede z vašeho pracovního toku do jiného panelu. S chytrým čipem můžete informace prohlížet, chápat je a jednat na jejich základě, aniž byste opustili své místo.

Dalším klíčovým rozdílem je, jak se chytré čipy chovají uvnitř buněk. Google je považuje za „chipRuns,“ což znamená, že přirozeně koexistují s obyčejným textem. Jedna buňka může například přečíst něco jako „@Adaeze Uche kontroluje @University of Buffalo Docs,“ přičemž oba prvky zůstávají plně interaktivní. Místo skákání z okna do okna nebo z karty na kartu máte všechny základní informace o přidělené osobě a dokumentu pohromadě na jednom místě.

Je celkem jednoduché přidat do svého listu chytrý čip. Obvykle začínám tím, že do buňky napíšu symbol „@“, což mi při psaní zobrazí nabídku doporučených lidí, souborů, dat, událostí v kalendáři, komponent a médií. U čipů, které se v této nabídce nezobrazí, například finančních čipů, můžete použít horní nabídku a vybrat Vložit -> Chytré čipy. Stejné možnosti jsou také dostupné po kliknutí pravým tlačítkem na libovolnou buňku a výběru Chytré čipy.

Jak se chytré čipy hodí do mého každodenního pracovního postupu v Google Tabulkách

Méně vyhledávání, méně chyb a snadnější spolupráce

Největší zlepšení, které chytré čipy přinesly do mého pracovního postupu, bylo to, jak přiděluji úkoly členům týmu. Místo abych věnoval sloupec jen prostému textu s jmény nebo e-mailovými adresami, nyní používám čipy lidí. Dokonce mohu definovat celý sloupec jako sloupec s čipy lidí, což udržuje mé zápisy konzistentní a klikatelné.

Když už máte seznam e-mailových adres, Sheets vám umožní je zvýraznit a vše převést najednou výběrem Vložit -> Chytré čipy -> Převést na čip osoby. Můžete také ovládat, jak se budou jména zobrazovat, zda jako celá jména, ve formátu příjmení-jméno nebo jen e-mailové adresy. Chcete-li to změnit, vyberte relevantní buňky, klikněte na Formát v horním menu, najedete na Chytré čipy a vyberte způsob zobrazení.

Souborové čipy mají stejně výrazný dopad. Místo vkládání dlouhých, nepřehledných URL můžete vložit odkaz na Disk a stisknout Tab, čímž ho okamžitě přeměníte na čistý čip. Když tabulka již obsahuje odkazy, můžete je převést stejným způsobem jako čipy pro lidi tím, že vyberete Vložit -> Chytré čipy -> Převést na souborový čip. To značně usnadňuje prohlížení tabulek a umožňuje vidět podrobnosti souboru na první pohled, aniž byste cokoli otevírali v novém panelu.

Termíny a místa se také stávají jednoduššími. Pokud napíšete @date, @today nebo dokonce něco konverzačního jako @next Tuesday, otevře se vizuální výběr data nebo se ihned vloží správné datum. Pouhým zadáním názvu místa (např. @Sheraton Hotel) můžete vytvořit Map chip, který spustí interaktivní náhled s trasami, fotografiemi, recenzemi a dalšími detaily přímo na vašem listu. Jsou to jednoduché věci, ale ušetří vám spoustu minut.

Pro sledování pokroku jsem mnoho svých rozevíracích seznamů nahradil stavem projektu chipy, protože se rychle vkládají a jsou barevně kódované způsobem, který funguje dobře hned po vybalení. Najdete zde také možnosti jako Velikost, Priorita, Stav revize a Ano/Ne. Místo trávení času konfigurací pravidel od nuly můžete vybrat příslušnou buňku, napsat "@," a vybrat rozevírací seznam. Sheets vám okamžitě zobrazí nastavení ověření dat v Google Sheets a po kliknutí na Hotovo bude vše připraveno k použití.

Chytré čipy skutečně začínají vynikat, když své tabulky sdílím s ostatními. Pokud najedete kurzorem na čip osoby, mohou spolupracovníci naplánovat schůzku nebo zahájit konverzaci. Pokud najedete kurzorem na čip souboru, ukáže se, zda je aktuální a komu patří. I když je stále potřeba spravovat oprávnění k souboru tabulky samostatně, chytré čipy snižují překážky při zjišťování, kde se věci nacházejí a kdo za ně odpovídá.

Existuje také pokročilejší vrstva chytrých čipů. Když buňka obsahuje čip na osobu, můžete použít vzorce s tečkovou notací, jako je [=A1.email] nebo [=A1.name], abyste automaticky získali údaje o profilu do sousedních buněk. Čipy souborů fungují stejným způsobem, což vám umožňuje získat informace jako vlastnictví, čas vytvoření, typ souboru nebo název souboru pomocí výrazů, jako je tento:

=A1.[file name]

Alternativně můžete metadata získat pomocí vestavěných nástrojů pro extrakci dat v aplikaci Sheets tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na buňku obsahující chytrý čip, vyberete Extrakce dat a na postranním panelu zvolíte pole, která potřebujete. Po kliknutí na Extrahovat Sheets automaticky vyplní informace.

Když vaše buňky nesou kontext, Sheets vás přestane zpomalovat

Tím, že chytré čipy přímo do vašich buněk načítají lidi, soubory, data a živá data, proměňují váš tabulkový procesor v něco bližšího přehledovému panelu. Každá buňka se stává vstupním bodem do zbytku vaší práce, místo aby byla slepou uličkou. Místo přeskakování mezi záložkami a nástroji pro získání kontextu můžete vidět, co je důležité, jednat a postupovat vpřed, aniž byste ztráceli pozornost nebo opouštěli tabulku.