Ušetřím 20 minut v Google Sheets jediným příkazem Gemini

Vždy jsem byl zastáncem používání Gemini v Google Sheets, abych si pomohl vytvářet nové tabulky, čistit a organizovat data, analyzovat a vizualizovat informace, získávat kontext z Gmailu a Drive a vysvětlovat trendy pro svou zprávu. Bylo skvělé mít tuto pomoc okamžitě k dispozici, ale stále jsem musel strávit několik minut zadáváním příkazů Gemini a spouštěním každého z těchto úkolů jednotlivě.

No, ten extra čas už není tak nutný, protože Gemini nyní dokáže zvládat vícekrokové úkoly v Google Sheets. Jedním příkazem mohu vytvořit tabulku, uspořádat své údaje, analyzovat je, vizualizovat klíčové poznatky a načíst relevantní kontext vše najednou. Pokud jste Gemini v Google Sheets nedávno nevyzkoušeli, je nyní dobrý čas se na to znovu podívat.

Gemini teď může vyřídit celý váš seznam úkolů najednou

Řekni to jen jednou

Po nějakou dobu byly AI asistenti v aplikacích pro produktivitu v podstatě pomocníky pro jednotlivé úkoly. Požádali byste je, aby udělali jednu věc, zkontrolovali výsledek a pak je znovu vyzvali k další věci. Nicméně Gemini v Google Sheets nyní rozumí složeným, vícekrokovým instrukcím a může vykonat celou sekvenci akcí z jednoho příkazu. Stačí popsat, co chcete, běžným jazykem a Gemini projde každý krok samostatně.

Abych viděl, jak to vypadá v praxi, otestoval jsem to na datové sadě prodeje o 100 řádcích s sloupci zahrnujícími kategorická data (Region, Typ položky, Prodejní kanál), časová data (Datum objednávky, Datum odeslání) a číselná data (Prodáno jednotek, Celkový zisk) v jednom listu. Toto byl prompt, který jsem použil:

Převést rozsah A1:N100 na tabulku, formátovat sloupce ‚Celkové příjmy‘ a ‚Celkový zisk‘ jako měnu a přidat pravidlo podmíněného formátování pro zvýraznění objednávek s ‚Vysokou‘ prioritou světle červenou barvou. Poté přidat na konec nový sloupec s názvem ‚Zisk na jednotku‘, který odečte ‚Jednotkovou cenu‘ od ‚Jednotkových nákladů‘. Pak vytvořit kontingenční tabulku na novém listu, která shrne ‚Celkový zisk‘ podle ‚Regionu‘. Poté smazat všechny řádky, kde je ‚Typ položky‘ ‚Kancelářské potřeby‘, a nakonec seřadit zbývající data podle ‚Prodáno jednotek‘ od nejvyššího po nejnižší.

S jediným příkazem Gemini provedl celou posloupnost operací za mě — od převodu rozsahu do formátované tabulky a aplikace měny a podmíněného formátování, přes přidání vypočítaného sloupce, vytvoření kontingenční tabulky na novém listu, odstranění nepotřebných řádků, až po seřazení zbytku. V běžné relaci bych očekával, že strávím mnoho minut klikáním v menu, abych tento druh úklidu provedl, ale zde vše proběhlo jako jeden propojený příkaz, který jsem jen zkontroloval a použil.

Spustil jsem tento prompt na datech v jednom listu, ale Gemini může také čerpat kontext z jiných zdrojů ve vašem Google ekosystému. Například jej mohu požádat, aby odkázal na poznámky ze schůzek uložené na Google Drive nebo shrnul e-mailovou konverzaci z Gmailu a přímo začlenil tyto informace do listu. Po kliknutí na tlačítko Ask Gemini v Sheets (ikonka jiskry) vyberte rozevírací nabídku v levém dolním rohu okna promptu a zvolte, na který list v sešitu by se Gemini měl soustředit. Ze stejné nabídky se můžete také připojit k Google Drive, Gmailu nebo Googlu na webu, aby bylo poskytnuto další kontext.

Tyto pokročilé možnosti úprav jsou vám momentálně k dispozici, pokud máte předplatné Business Standard nebo Plus, Enterprise Standard nebo Plus, Google AI Pro pro vzdělávání a některé doplňkové plány Gemini. Pokud jste součástí Workspace Labs od Googlu, stejně jako já, budete mít také přístup.

Všechny věci, které může Gemini dělat ve vašich prostěradlech

Je to víc, než byste čekali

Důvod, proč prompt jako ten výše funguje, je ten, že knihovna podporovaných akcí Gemini v Google Tabulkách se významně rozšířila. Vědět, jaké nástroje má Gemini k dispozici, má vliv na to, jak píšete své prompty, protože čím více víte, tím snazší je požádat o několik kroků najednou.

Na straně formátování může Gemini aplikovat podmíněná formátovací pravidla založená na hodnotách nebo textu, například zvýraznit objednávky s vysokou prioritou světle červeně. Může také nastavit formáty čísel pro věci jako měnu nebo datum, převést oblast na strukturovanou tabulku a zamrazit řádky nebo sloupce, takže záhlaví zůstane viditelné při procházení velkých datových souborů.

Pro zadávání a manipulaci s daty může Gemini přidávat zaškrtávací políčka, převádět buňky na rozevírací seznamy, provádět operace hledání a nahrazování v celém listu a psát vzorce s použitím správných odkazů na buňky. To poslední je obzvlášť užitečné, když vytváříte mnoho vzorců ve velké databázi. Také místo proklikávání záložek kvůli něčemu, jako je nahrazení každého výskytu „Office Supplies“ za „Stationery“ v celém listu, můžete jednoduše napsat jednoduchý příkaz.

Gemini také pomáhá se strukturou a organizací. Může vkládat nebo odstraňovat řádky a sloupce, třídit data podle libovolného sloupce vzestupně nebo sestupně a generovat kontingenční tabulky, které shrnují velká data podle vámi zvolené kategorie.

Pokud jde o analýzu, Gemini může shrnout, co je v tabulce, identifikovat trendy v datech a vytvořit grafy pro vizualizaci těchto poznatků. V závislosti na datasetu to může znamenat čárový graf zobrazující výkonnost v čase, rozpis výdajů nebo jiný graf, který nejlépe reprezentuje vzorce ve vašich datech.

Myslete ve větším měřítku se svými výzvami

Největší překážkou v získávání hodnoty z Gemini v Tabulkách je instinkt držet své pokyny opatrné a malé. Tento zvyk dával smysl dříve, když nástroj měl potíže se složitými pokyny. Nyní stojí za to se toho přístupu odnaučit.