Přestal jsem kopírovat a vkládat data v Excelu poté, co jsem našel tlačítko „Rozbalit“

Stejně jako mnoho lidí, kteří s Excelem teprve začínají, jsem si myslel, že jde jen o řádky, sloupce a vzorce. Víš — ty základní věci. Po léta jsem trávil nespočet hodin kopírováním a vkládáním dat, abych je rozbalil. Bylo to únavné, náchylné k chybám a upřímně vyčerpávající, zvláště při práci s velkými datovými soubory. Ale díky výzkumu a troše zkušeností jsem objevil, že Získat data má funkci, která změnila můj přístup k pracování s pivotními daty.

Už nemusím dělat nekonečné ruční úpravy, abych dostal data ve formátu, který potřebuji. Excel všechno náročné udělá za mě pomocí tohoto jednoduchého tlačítka. Co dříve trvalo hodiny, teď zabere minuty. Navíc je výsledek čistší, spolehlivější a snazší na analýzu. Bylo škoda, že jsem se o tom nedozvěděl dříve.

Ruční převracení dat je otrava

Ruční příprava dat trvá dlouho

Když jsem začal pracovat s daty z různých zdrojů, jako jsou prodejní zprávy, finanční výkazy a výsledky průzkumů, pocítil jsem bolest spojenou s prací s pivotními daty. Pivotní data získáte, když uspořádáte kategorie jako záhlaví sloupců a odpovídající hodnoty pod nimi. Toto uspořádání vytváří široký formát tabulky, který usnadňuje porovnávání. Na druhou stranu však ztěžuje analýzu dat.

Abych to opravil, vytvořil bych nový list a zkopíroval do něj hodnoty. To zahrnovalo ruční přeskupování sloupců tak, aby odpovídaly požadovanému formátu pro analýzu dat. Poté šlo jen o opakování tohoto procesu vždy, když dorazila nová data.

Největším problémem je, že neefektivní manuální proces zvyšuje riziko chyb. V kritických Excelových tabulkách může i malá chyba pokazit celou analýzu dat. Proto se nalezení lepšího způsobu, jak odotáčet data, jevilo jako zjevení.

Místo toho, abych se ohýbal přes sebe, abych vyčistil neuspořádaná data v Excelu, aby dobře fungovala s vzorci, jsem si uvědomil, že mohu data samotná přetvořit—automaticky, konzistentně a bez chyb.

Jak mi tlačítko Získat data poskytlo to, co jsem potřeboval k převrácení dat

Bylo to to, co jsem potřeboval, abych změnil hru

Dovolte mi nastavit scénář, abych ukázal, proč je převracení dat tak důležité. Představte si, že máte tabulku s jedním sloupcem na každý měsíc — leden, únor, březen a tak dále. Tabulka by vypadala takto:

I když toto uspořádání vypadá dobře, není ideální pro analýzu dat, protože Excel považuje měsíce za samostatné sloupce, nikoli za hodnoty, které lze filtrovat nebo seskupovat. Představme si, že bych chtěl z dat vytvořit graf zobrazující prodeje v čase. Excel by s tím měl problémy, protože měsíce jsou záhlavími, nikoli datovými body, které by se měly objevit v grafu.

Aby analýza dat fungovala, musí tabulka vypadat nějak takto:

Měsíce jsou nyní správně uvedeny ve sloupci nazvaném Měsíc a prodeje jsou ve vlastním sloupci, také nazvaném Prodeje. Tato struktura je pro nástroje pro analýzu dat, jako jsou vzorce, grafy a kontingenční tabulky, jednodušší k práci. Díky funkci Získat data toho lze dosáhnout jen pár kliknutími.

Jak používám tlačítko Načíst data k převrácení dat

Není třeba psát složité vzorce

Pokračujeme-li s výše uvedenými daty, otočení dat je směšně snadné pomocí tlačítka Získat data. Stačí, abych klikl na Získat data -> Z jiných zdrojů -> Z tabulky/rozsahu pro otevření editoru Power Query. Tato možnost je ideální, když jsou data již načtena. Pokud je to potřeba, je však možné vybrat i několik dalších zdrojů dat (např. jiný list v Excelu nebo databázi Azure).

Jelikož data nejsou v tabulce, Excel vás vyzve k jejich převodu na tabulku před otevřením editoru Power Query. Poté mohu vybrat všechny sloupce, které chci rozbalit — jedná se o sloupce s měsíci. Odtud je rozbalení dat otázkou výběru karty Transformovat a kliknutí na Rozbalit sloupce.

Operace Unpivoting umístí názvy měsíců do jednoho sloupce a odpovídající prodejní údaje do druhého. Nové sloupce lze v editoru Power Query přejmenovat na Měsíc a Prodeje. Odtud mohu provádět další operace v Power Query, například filtrování nepotřebných řádků a provádění dalších transformací dat.

Nakonec výběrem záložky Domů a kliknutím na Zavřít a načíst se vytvoří samostatný list v Excelu s neotočenými daty. Všechno bude nyní připraveno k analýze.

Nikdy se nevrátím k tomu, abych kopíroval a vkládal data jen proto, abych je rozbalil.

Tlačítko „Odvrátit“ v rámci funkce Získat data v Excelu je skrytá superschopnost. Dokáže proměnit nudný a náchylný k chybám úkol na hladký, automatizovaný pracovní postup. Už žádné kopírování a vkládání, žádné ruční přeskupování — odvrácení dat zajišťuje, že data mají správnou strukturu pro danou práci. Když dnes vidím pivotovaná data, už nesahám po Ctrl + C a Ctrl + V.