Jak automatizovat opakující se úkoly v Excelu pomocí Copilota
Microsoft Excel je pracovní kůň pro každého, kdo se zabývá čísly, rozpočty a datovými sadami. Nicméně vzhledem k obrovskému množství dat, která zpracováváte, a všem těm opakujícím se manuálním úkolům, může být práce v Excelu velmi vyčerpávající. Zatímco se zdá, že hodně marketingu AI je zaměřeno na tvorbu, být asistentem je stále vysoko na seznamu úkolů Copilota.
Copilot může za vás zvládnout spoustu rutinní práce a výrazně odlehčit vašemu pracovnímu zatížení. Není ani těžké začít, protože Copilot mluví obyčejnou angličtinou.
Copilot skutečně věci usnadňuje
Lucas Gouveia/How-To Geek | Yaran/Shutterstock
Přechod od tabulek, které děláte ručně, k automatizovanému workflow výrazně zjednodušuje vaši práci. Neříkám, že byste se neměli naučit, jak dělat veškeré programování a práci sami, ale je rychlejší říct AI, co potřebujete udělat na složitém datasetu, a nechat Copilota zvládnout těžkou práci.
Automatizace chrání práce podobné zadávání dat před lidskými chybami, jako je únava, překlepy nebo prostě přehlédnutí řádku, takže všechno ve vašich tabulkách zůstává čisté a spolehlivé. Když předáte nudné úkoly, jako je formátování, porovnávání buněk a provádění základních výpočtů, asistentu Copilot, můžete očekávat, že tyto úkoly dokončí správně a zlepší váš zážitek.
AI má velké potíže, když vytváří vlastní práci, ale je velmi dobrá v přebírání dat a jejich organizování nebo vykonávání rutinních úkolů. Asistenční stránka věcí obvykle funguje dobře, a u Copilota tomu není jinak. Místo toho, abyste se snažili pamatovat přesný způsob, jak napsat složitý vzorec, nebo procházet obrovské datové sady kvůli drobným chybám, můžete jednoduše požádat Copilota, aby to udělal za vás.
I když je každý AI lepší v určitých rolích než v jiných, vždy bych doporučil používat AI společnosti pro její služby. Copilot zabudovaný v Excelu by byl lepší než Gemini, který hádá pravidlo, které mohl znát z předchozích měsíců. Takže kdykoli používáte Microsoft Office 365, používejte Copilot.
AI vytvoří potřebné sloupce, aplikuje podmíněné formátování a vykoná opakující se úkoly během několika sekund. Dříve jsem dělal hodně ručního formátování sám, a to může být psychicky náročné, ale použitím Copilota v Excelu se věci výrazně zjednodušily.
Jsem velkým fanouškem tvorby zkratek, které dělají přesně to, co potřebuji, právě ve chvíli, kdy je potřebuji. Copilot v tom pomáhá tím, že vám umožňuje snadno vytvářet vlastní makra a skripty, které hladce automatizují vaše konkrétní pracovní postupy na vyžádání.
Jak nastavit automatizace
Aby Copilot fungoval ve vašich souborech Excel, je prvním důležitým krokem zajistit, že je vaše pracovní prostředí připravené. Musíte uložit svůj tabulkový soubor do cloudu, například na OneDrive nebo SharePoint, a mít zapnutou funkci AutoSave. Nemusíte své údaje nastavovat jako tabulku Excelu; to je běžný mýtus. Nicméně doporučuji data stejně naformátovat, protože Copilot dobře funguje se strukturovanými tabulkami.
Bez tohoto formátování ztratíte spolehlivost, kterou jste měli, ale není to něco, co by AI absolutně potřebovala. Jakmile budou vaše data připravena, přejděte na kartu Domů na pásu karet Excelu a klikněte na ikonu Copilot. Tím se otevře podokno Copilot na pravé straně obrazovky.
Odtud je rozhraní velmi snadné k použití, což vám umožňuje přesně říct asistentovi, co chcete, aby udělal, v obyčejné angličtině. Například můžete AI říct, aby vytáhla konkrétní údaje z obrovské datové sady a pak vytvořila novou souhrnnou tabulku, kontingenční tabulku nebo přehled na samostatném listu. To opravdu urychluje vaše procesy reportování.
Zkoušel jsem nechat ho kontrolovat stránky kvůli externímu obsahu, ale měli byste vědět, že jeho funkce vyhledávání na webu není konzistentní, pokud mu nedáte přesné informace a kontext, který potřebuje. Zatímco Copilot může prohledat internet a získat veřejné informace, jako jsou směnné kurzy nebo statistiky zemí, může někdy získat zastaralá nebo nesprávná data, pokud mu konkrétně neřeknete, aby použil důvěryhodný, pojmenovaný zdroj.
Pokud narazíte na opakující se úkol, který vyžaduje víc než jednoduché filtrování a formátování, budete mít trochu smůlu. I když dokáže načíst více dat než při svém prvním zavedení, Copilot není plnohodnotný automatizační nástroj a nedokáže spolehlivě generovat složité kódy ve Visual Basic for Applications nebo vícekrokové makra. Může pomoci s generováním vzorců a jejich vysvětlením, a asistovat s Excelem, ale mějte na paměti, že sám od sebe nevygeneruje vždy složitá makra nebo pokročilé pracovní postupy.
Nejlepší způsoby automatizace s Copilotem
Nejlepším způsobem, jak začít používat AI k tomu, aby vám pomáhala v Excelu, je nejdříve dosáhnout rychlých úspěchů. Takže musíte dělat nudné, časově náročné úkoly, u kterých získáte velkou hodnotu při minimálním úsilí a snadné učební křivce.
Čištění dat je rozhodně to největší. Jsem velkým fanouškem AI, když se chová jako neúnavná sekretářka nebo digitální asistent, a právě tam by měl Copilot začít svou práci. Místo toho, abyste manuálně procházeli tisíce řádků dat, může Copilot najít a odstranit duplicity, vyřešit nekonzistentní formáty dat a standardizovat velikost písmen v celém vašem tabulkovém souboru.
Pokud máte sloupec s textem kombinujícím velká a malá písmena, nebo buňky, které jsou zkažené s nadbytečnými mezerami a podivnými formáty čísel, funkce čištění Copilota mohou tyto problémy rychle najít a opravit.
Kromě toho, že je jen základním pomocníkem, je další opravdu skvělou funkcí Copilota generování složitých vzorců. Mám takové potíže si vzorce pamatovat a jsem zvyklý si prostě vyhledat, co potřebuji na Googlu, ale stačí, když AI řeknete, jednoduše řečeno, jaký druh matematiky nebo logiky se snažíte provést, a ona se postará o zbytek.
Například můžete říct, že chcete nový sloupec, který vypočítá procentuální rozdíl mezi dvěma konkrétními čísly, nebo požádat o vytažení určitého textu z neuspořádaného řetězce. Copilot vám poskytne správný vzorec, vloží ho do vaší tabulky a dokonce vám vysvětlí, jak logika funguje.
V podstatě je Copilot skvělý při vykonávání vašich rutinních úkolů a dokonce při nastavování maker a automatizace, aby byly dokončeny rychle, obzvlášť jak se přidávají další funkce. AI dostává hodně kritiky kvůli tomu, kolik toho vytvoří, ale je snadné ji mít rádi, když se chová jako asistent. Doporučuji vytvořit zkratky pro jakékoli skripty, které přidáte, a malé způsoby, jak spustit úkoly, místo aby se aktivovaly okamžitě.
Tlačení Microsoftu na Copilot je docela otravné, ale toto dokazuje, že Copilot není vždy špatný. Vlastně bych si přál, aby mi Microsoft umožnil automatizovat i v jiných aplikacích, ale pouze jako asistent, ne jako tvůrce.