Tuto funkci Outlook Classic jsem léta přehlížel a můj inbox byl kvůli ní katastrofou

Můj e-mailový účet Outlook je velký nepořádek s více než 30 000 e-maily v několika složkách. Jistě, můžete si osvojit některé návyky, které vám mohou pomoci dosáhnout stavu nulové doručené pošty, ale ty stále neřeší stávající nepořádek v mé doručené poště ani budoucí zprávy, které obdržím.

Při hledání způsobů, jak automatizovat proces úklidu, jsem našel možnost AutoArchivace, která tam byla celý čas a může snížit velikost poštovní schránky přesunutím starých položek do archivačního datového souboru. Právě to, co jsem potřeboval, jenže je to funkce klasického Outlooku a není dostupná v novém Outlooku pro Windows. Osobně stále používám klasického klienta Outlook, takže to pro mě nebyl problém.

Co je AutoArchiv?

Automaticky přesouvá staré e-maily do samostatného datového souboru

Když archivujete e-mail v Outlooku, starší e-maily se přesunou z hlavní doručené pošty, aby byla pořádek, aniž by bylo cokoli trvale smazáno. Můžete to udělat ručně pomocí tlačítka Archivovat na pásu karet nebo volby Archivovat v kontextové nabídce po kliknutí pravým tlačítkem myši, ale stále je potřeba vybrat a přesunout e-maily sami.

AutoArchive automatizuje celý proces. Pravidla nastavíte jednou, například jak starý má být e-mail, než bude přesunut, jak často má probíhat úklid, a Outlook se o zbytek postará na pozadí. Kontroluje vaše složky podle plánu a přesune vše, co splňuje vámi stanovená kritéria stáří.

Jakmile jsou e-maily archivovány, přesunou se do samostatného souboru dat Outlook (.pst) uloženého lokálně ve vašem počítači, obvykle v složce Dokumenty\Soubory Outlook. Toto je klíčový detail, který odlišuje AutoArchivaci od pouhého stisknutí tlačítka Archivovat. Toto tlačítko pouze přesune e-maily do složky Archiv v rámci stejné poštovní schránky, takže velikost vaší poštovní schránky zůstává stejná. AutoArchivace je skutečně přesune úplně mimo vaši poštovní schránku, což snižuje celkovou velikost. Vaše archivované e-maily jsou stále přístupné v Outlooku, ale nacházejí se v jiném souboru. Můžete otevřít archivní .pst soubor kdykoliv tak, že přejdete na Soubor > Otevřít & exportovat > Otevřít soubor dat Outlook a vyhledáte jeho umístění.

Nastavení automatického archivování

Zapněte to a nastavte pravidla čištění

Chcete-li nastavit Automatické archivování, ujistěte se, že používáte klasického klienta Outlook. Poté otevřete Outlook, přejděte na Soubor > Možnosti a na levé straně vyberte kartu Upřesnit. Uvidíte sekci Automatické archivování s tlačítkem Nastavení automatického archivování; klikněte na něj pro otevření dialogu konfigurace.

Zaškrtněte políčko, které říká Spustit Automatické archivování každých X dní. Výchozí hodnota je 14 dní, ale můžete nastavit jakoukoli hodnotu od 1 do 60 dní v závislosti na tom, jak důkladně chcete úklid provádět. Já svůj nechávám na výchozích 14 dnech, protože to poskytuje dobrý kompromis mezi udržováním pořádku a příliš častým spouštěním.

Pod tím najdete pravidla úklidu. Možnost Smazat expirované položky (pouze e-mailové složky) odstraní e-maily po jejich datu expirace. Archivace nebo mazání starých položek je hlavní přepínač pro samotnou archivaci. V sekci Vyčistit věci starší si zvolíte věkovou hranici - od 1 dne do 60 měsíců. Já jsem si nastavil 6 měsíců, protože málokdy potřebuji starší e-maily v aktivní schránce.

Nakonec vyberte, kam se mají přesunout vaše archivované e-maily. Možnost Přesunout staré položky do vám umožňuje vybrat nebo vytvořit .pst soubor, přičemž výchozí je Archive.pst ve složce Dokumenty. Je zde také možnost Trvale odstranit staré položky, ale té bych se vyhnul, pokud si nejste jisti, že tyto e-maily později nepotřebujete. Jakmile jsou tímto způsobem odstraněny, obcházejí složku Odstraněné položky úplně. Můžete také zaškrtnout možnost Před spuštěním Automatického archivu se zeptat, pokud chcete upozornění před každým spuštěním, což vám umožní zrušit akci, pokud je to potřeba. Klikněte na OK a Automatický archiv začne běžet podle vašeho zvoleného rozvrhu.

Konfigurujte to pro vlastní složky

Ve výchozím nastavení pokrývá pouze několik složek

Důležité je, že AutoArchivace se ve výchozím nastavení nespouští ve všech vašich složkách. Pokrývá pouze Odeslanou poštu, Odstraněné položky, Kalendář a Úkoly. To znamená, že vaši Doručenou poštu, Koncepty a všechny vlastní složky, které jste vytvořili, zůstávají nedotčeny, pokud konkrétně nepřikážete AutoArchivaci, aby je zahrnula.

Chcete-li přidat složku, klikněte na ni pravým tlačítkem myši v podokně Navigace a vyberte Vlastnosti. Přejděte na kartu Automatické archivování, kde uvidíte tři možnosti. Nearchivovat položky v této složce ji přeskočí úplně. Archivovat položky v této složce podle výchozích nastavení použije jakákoli globální pravidla, která jste dříve nastavili. Třetí možnost, Archivovat tuto složku podle těchto nastavení, umožňuje přepsat výchozí hodnoty pro konkrétní složku, což je užitečné, pokud chcete, aby se vaše Doručená pošta archivovala po 3 měsících, ale složky projektů až po 12 měsících.

Prošel jsem své složky jednu po druhé a povolil automatické archivování pro svou doručenou poštu a několik složek specifických pro projekty. Trvalo to pár minut, ale je to jednorázové nastavení. U složek jako Kalendář a Úkoly nemůžete kliknout pravým tlačítkem myši a přímo získat Vlastnosti — místo toho vyberte složku a přejděte na Složka > Vlastnosti složky na pásu karet a najděte kartu Automatické archivování.

Pokud později změníte globální nastavení Automatického archivování a chcete, aby se použilo všude, vraťte se na Soubor > Možnosti > Upřesnit > Nastavení automatického archivování a klikněte na Použít tato nastavení pro všechny složky nyní. Tím se každá složka nastaví zpět na výchozí nastavení, takže to používejte opatrně, pokud jste nastavili vlastní pravidla pro jednotlivé složky.

Dlouho očekávaný úklid

AutoArchiv není okázalá funkce, a pravděpodobně proto jsem ji roky ignoroval. Tichounce přesouvá staré e-maily do samostatného souboru podle plánu, který si nastavíte. Ale pro někoho, kdo má 30 000 e-mailů v několika složkách, je to přesně to, co jsem potřeboval.

Jediné, na co je třeba pamatovat, je, že AutoArchivace je exkluzivní pro klasický Outlook pro Windows. Pokud jste již přešli na nový klient Outlook, tuto možnost nenajdete. A pokud máte v témže profilu Outlooku více účtů Exchange, nastavení AutoArchivace pro jeden účet se použije na všechny ostatní - něco, co stojí za to vědět, pokud spravujete sdílenou poštovní schránku společně s osobní. Ale pokud jste stále na klasickém Outlooku jako já, není důvod tuto funkci ponechávat vypnutou.